Register- och dataskyddsbeskrivning

1. Personuppgiftsansvarig

Altivo Oy (FO-nummer: 1585540-7) Mutkakatu 11 53100 Villmanstrand, Finland

Altivo Oy tillhandahåller visselblåsarkanalen Anywhistle som en teknisk tjänst. Det företag som använder kanalen ansvarar som personuppgiftsansvarig för behandlingen av sina egna anmälningar, och Altivo Oy behandlar uppgifterna för företagets räkning enligt avtalet med företaget.

2. Kontaktperson i registerfrågor

Jukka Kolari / Altivo Oy Telefon +358 40 529 8630 E-post jukka.kolari@altivo.fi

3. Registrets namn

Anmälningsregistret för visselblåsarkanalen Anywhistle.com

4. Rättslig grund för behandlingen

Registret behövs för att ta emot, lagra och behandla anmälningar i en anonym visselblåsarkanal. Behandlingen grundar sig på den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelse att ha en intern rapporteringskanal (den finska visselblåsarlagen 1171/2022 och artikel 6.1 c i EU:s dataskyddsförordning).

5. Ändamålet med registret

Registret används för att lagra anmälningar som görs i Anywhistle-kanalen, så att de kan behandlas av de företag som använder den kanal som Altivo Oy tillhandahåller. Kanalen är avsedd att vara anonym, och personuppgifter efterfrågas eller lagras inte som standard. Om personuppgifter tas med i en anmälan behandlas de inom de gränser som dataskyddsförordningen, den finska dataskyddslagen (1050/2018) och visselblåsarlagen tillåter och kräver.

Uppgifterna i registret används inte för reklam eller marknadsföring och samkörs inte med Altivo Oy:s andra register.

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Personuppgifterna lämnas av anmälaren själv, om hen skriver dem i anmälan eller dess bilagor eller frivilligt anger sin e-postadress. En anmälan kan också innehålla uppgifter om andra personer som anmälan gäller.

7. Uppgifter som registret innehåller

Anmälans innehåll och bilagor samt meddelanden mellan anmälaren och handläggarna
Anmälarens e-postadress, om hen frivilligt har angett den
Handläggarnas namn och e-postadresser samt en händelselogg över handläggarnas åtgärder

8. Utlämnande av uppgifter och överföring utanför EES

Anmälningarna är tillgängliga endast för de utsedda handläggarna på det företag som anmälan gäller. Uppgifterna lämnas inte ut till utomstående och överförs inte utanför EES. Uppgifter kan lämnas ut till myndigheter endast när lagen kräver det.

9. Lagringstid

En behandlad och avslutad anmälan raderas automatiskt tillsammans med sina bilagor efter den lagringstid som företaget har fastställt. Personuppgifter i en anmälan raderas senast fem år efter att anmälan togs emot, om det inte är nödvändigt att bevara dem för att tillvarata lagstadgade rättigheter eller skyldigheter. Personuppgifter som inte behövs för anmälan raderas utan dröjsmål.

10. Integritet och informationssäkerhet

Kanalen är utformad så att anmälaren kan förbli anonym och så att endast de personer som har till uppgift att behandla en anmälan kan ta del av dess innehåll.

Anonymitet

Det behövs inget användarkonto, namn eller kontaktuppgifter för att göra en anmälan. Anmälaren följer sin anmälan enbart med anmälnings-ID och en hemlig kod.
Kanalen sparar inte anmälarens IP-adress eller webbläsaruppgifter. För att förhindra missbruk skapas en kortvarig, icke reversibel identifierare för anslutningen. Den raderas inom högst ett dygn och är inte kopplad till anmälan.
Plats- och enhetsuppgifter tas automatiskt bort från foton.
För anmälningarna används endast nödvändiga sessionscookies, som raderas när webbläsaren stängs.
Det är frivilligt att ange en e-postadress. Adressen sparas krypterad och visas inte för handläggarna. E-postmeddelandena innehåller inte anmälans innehåll. Anmälaren informeras om att e-post alltid lämnar spår i serverloggar, så anmälan är då inte helt anonym.

Kryptering

Anmälningar, meddelanden, bilagor och anmälarens e-postadress lagras krypterade i databasen och på servern. Krypteringen använder autentiserad kryptering från biblioteket libsodium (XSalsa20-Poly1305).
Varje företag har en egen krypteringsnyckel som härleds från en huvudnyckel. Ett företags uppgifter kan inte öppnas med ett annat företags nyckel.
Krypteringsnyckeln förvaras åtskild från databasen. Enbart databasen eller en säkerhetskopia av den räcker inte för att läsa anmälningarna.
Anslutningen till webbplatsen skyddas med HTTPS-kryptering.

Behörigheter

Anmälningarna behandlas endast av de handläggare som företaget har utsett, och varje handläggare ser endast anmälningarna för sina egna företag. Företagens uppgifter är åtskilda från varandra.
Kanalens administratör hanterar inställningar och användare men ser inte anmälningarnas innehåll. Administratören ser endast antalet anmälningar.
Handläggarens inloggning kräver tvåstegsverifiering utöver lösenordet. Sessionen avslutas efter 30 minuters inaktivitet eller efter 10 timmar.
Varje inloggning, öppnad anmälan, meddelande, statusändring och nedladdad bilaga registreras i en händelselogg. Loggen innehåller inte anmälningarnas innehåll.

Server

Tjänsten körs på en server inom EES som skyddas med brandvägg och åtkomstkontroll. Endast särskilt utsedda personer på Altivo Oy och dess tjänsteleverantör som ansvarar för det tekniska underhållet har åtkomst till servern, och de har tystnadsplikt. Webbserverns tekniska loggar sparas endast under den korta tid som informationssäkerheten kräver.

Manuellt material

Anmälningar skrivs ut på papper endast vid behov. Nödvändiga utskrifter förvaras i ett låst utrymme och förstörs på ett säkert sätt efter användning.

11. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har enligt dataskyddsförordningen rätt att få tillgång till uppgifter om sig själv och att begära att felaktiga uppgifter rättas eller att onödiga uppgifter raderas. Visselblåsarlagen begränsar dessa rättigheter när det är nödvändigt för att skydda anmälarens identitet eller för att säkerställa utredningen av anmälan.

Anmälaren kan komplettera sin anmälan och skicka rättelser till den på uppföljningssidan med anmälnings-ID och hemlig kod. Övriga begäranden riktas till Altivo Oy:s kontaktperson i registerfrågor, som vid behov vidarebefordrar dem till det företag som behandlar anmälan. Den registrerade har också rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen i Finland.

12. Användning av cookies på webbplatsen

På anmälnings- och handläggningssidorna används endast nödvändiga sessionscookies. Inga analys- eller marknadsföringscookies används på dessa sidor.

På webbplatsens övriga sidor använder vi Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads och Google Display Network för analys av webbplatsens användning, formulärinskickning och supportärenden samt, med ditt samtycke, för riktad marknadsföring. Uppgifterna som skickas till Google är anonymiserade. Du kan tacka nej till identifierare som används för riktad marknadsföring i cookiesamtycket, genom att aktivera webbläsarens Do Not Track-funktion eller genom att blockera tredjepartscookies. Analysuppgifter samkörs aldrig med anmälningar eller andra register för att identifiera användaren.

13. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Altivo Oy förbehåller sig rätten att ändra denna dataskyddsbeskrivning genom att meddela det på sin webbplats. Ändringar kan också bero på ändrad lagstiftning. Vi rekommenderar att du läser beskrivningen regelbundet.

Denna dataskyddsbeskrivning uppdaterades senast 30.10.2026.