Rekisteri- ja tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Altivo Oy (Y-tunnus: 1585540-7) Mutkakatu 11 53100 Lappeenranta

Altivo Oy tarjoaa Anywhistle-ilmoituskanavan teknisenä palveluna. Kanavaa käyttävä yritys vastaa omien ilmoitustensa käsittelystä rekisterinpitäjänä, ja Altivo Oy käsittelee tietoja sen lukuun yrityksen kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti.

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Jukka Kolari / Altivo Oy Puhelin +358 40 529 8630 Sähköposti jukka.kolari@altivo.fi

3. Rekisterin nimi

Anywhistle.com-ilmoituskanavan ilmoitusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisteri tarvitaan anonyymin whistleblowing-ilmoituskanavan ilmoitusten vastaanottamista, tallentamista ja käsittelyä varten. Käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen ylläpitää sisäistä ilmoituskanavaa (ilmoittajansuojelulaki 1171/2022 ja EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

5. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on tallentaa Anywhistle-ilmoituskanavaan tehdyt ilmoitukset niiden käsittelyä varten yrityksissä, jotka käyttävät Altivo Oy:n tarjoamaa ilmoituskanavaa. Ilmoituskanava on tarkoitettu anonyymiksi, eikä henkilötietoja oletuksena kysytä tai tallenneta. Jos ilmoitukseen lisätään henkilötietoja, niitä käsitellään tietosuoja-asetuksen, tietosuojalain (1050/2018) ja ilmoittajansuojelulain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Rekisterin tietoja ei käytetä mainontaan tai markkinointiin, eikä niitä yhdistetä Altivo Oy:n muihin rekistereihin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan ilmoittajalta itseltään, jos hän kirjoittaa niitä ilmoitukseen tai sen liitteisiin tai antaa vapaaehtoisesti sähköpostiosoitteensa. Ilmoitus voi myös sisältää tietoja muista henkilöistä, joita ilmoitus koskee.

7. Rekisterin sisältämät tiedot

• Ilmoituksen sisältö ja liitteet sekä ilmoittajan ja käsittelijöiden väliset viestit
• Ilmoittajan sähköpostiosoite, jos hän on sen vapaaehtoisesti antanut
• Käsittelijöiden nimet, sähköpostiosoitteet ja tapahtumaloki käsittelijöiden toimista

8. Tietojen luovutus ja siirto ETA-alueen ulkopuolelle

Ilmoitukset ovat ainoastaan sen yrityksen nimettyjen käsittelijöiden käytössä, jota ilmoitus koskee. Tietoja ei luovuteta sivullisille eikä siirretä ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille vain lain niin vaatiessa.

9. Tietojen säilytysaika

Käsitelty ja suljettu ilmoitus poistetaan liitteineen automaattisesti yrityksen määrittelemän säilytysajan jälkeen. Ilmoitukseen sisältyvät henkilötiedot poistetaan viimeistään viiden vuoden kuluttua ilmoituksen vastaanottamisesta, ellei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä lakisääteisten oikeuksien tai velvollisuuksien vuoksi. Ilmoituksen kannalta tarpeettomat henkilötiedot poistetaan viipymättä.

10. Yksityisyys ja tietoturva

Ilmoituskanava on suunniteltu niin, että ilmoittaja voi pysyä nimettömänä ja että ilmoituksen sisältöön pääsevät vain ne henkilöt, joiden tehtävä on käsitellä se.

Anonymiteetti

• Ilmoituksen tekeminen ei vaadi käyttäjätiliä, nimeä eikä yhteystietoja. Ilmoittaja seuraa ilmoitustaan pelkällä ilmoitustunnuksella ja salaisella koodilla.
• Ilmoituskanava ei tallenna ilmoittajan IP-osoitetta eikä selaimen tietoja. Väärinkäytösten estämiseksi yhteydestä muodostetaan lyhytaikainen, takaisin purkamaton tunniste, joka poistuu enintään vuorokauden kuluessa eikä liity ilmoitukseen.
• Valokuvista poistetaan automaattisesti sijainti- ja laitetiedot.
• Sivustolla käytetään ilmoitusten osalta vain toiminnan kannalta välttämättömiä istuntoevästeitä, jotka poistuvat selaimen sulkemisen yhteydessä.
• Sähköpostiosoitteen antaminen on vapaaehtoista. Osoite tallennetaan salattuna, eikä se näy käsittelijöille. Sähköpostiviestit eivät sisällä ilmoituksen sisältöä. Ilmoittajalle kerrotaan, että sähköposti jättää aina merkinnän palvelimien lokeihin, joten ilmoitus ei tällöin ole täysin anonyymi.

Salaus

• Ilmoitukset, viestit, liitteet ja ilmoittajan sähköpostiosoite tallennetaan tietokantaan ja palvelimelle salattuina. Salauksessa käytetään libsodium-kirjaston todennettua salausta (XSalsa20-Poly1305).
• Jokaisella yrityksellä on oma, pääavaimesta johdettu salausavaimensa. Yrityksen tietoja ei voi avata toisen yrityksen avaimella.
• Salausavainta säilytetään erillään tietokannasta. Pelkkä tietokanta tai sen varmuuskopio ei riitä ilmoitusten lukemiseen.
• Yhteys sivustolle on suojattu HTTPS-salauksella.

Käyttöoikeudet

• Ilmoituksia käsittelevät vain yrityksen nimeämät käsittelijät, ja kukin käsittelijä näkee vain omien yritystensä ilmoitukset. Yritysten tiedot on eristetty toisistaan.
• Ilmoituskanavan ylläpitäjä hallinnoi asetuksia ja käyttäjiä, mutta ei näe ilmoitusten sisältöä. Ylläpitäjä näkee vain ilmoitusten lukumäärät.
• Käsittelijän kirjautuminen vaatii salasanan lisäksi kaksivaiheisen tunnistautumisen. Istunto päättyy 30 minuutin käyttämättömyyden tai 10 tunnin jälkeen.
• Jokainen kirjautuminen, avattu ilmoitus, viesti, tilanmuutos ja ladattu liite kirjataan tapahtumalokiin. Loki ei sisällä ilmoitusten sisältöä.

Palvelin

Palvelu toimii ETA-alueella sijaitsevalla, palomuurilla ja pääsynhallinnalla suojatulla palvelimella. Palvelimeen pääsevät vain yksilöidyt Altivo Oy:n ja sen palveluntarjoajan teknisestä ylläpidosta vastaavat henkilöt, joita sitoo salassapitovelvollisuus. Verkkopalvelimen tekniset lokit säilytetään vain tietoturvan edellyttämän lyhyen ajan.

Manuaalinen aineisto

Ilmoituksia ei tulosteta paperille kuin tarvittaessa. Tarpeelliset tulosteet säilytetään lukitussa tilassa ja hävitetään turvallisesti käytön jälkeen.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot sekä vaatia virheellisten tietojen oikaisemista tai tarpeettomien tietojen poistamista. Ilmoittajansuojelulaki rajoittaa näitä oikeuksia silloin, kun se on tarpeen ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi tai ilmoituksen selvittämisen turvaamiseksi.

Ilmoittaja voi täydentää ilmoitustaan ja lähettää siihen korjauksia seurantasivulla ilmoitustunnuksella ja salaisella koodilla. Muissa asioissa pyynnöt osoitetaan Altivo Oy:n rekisteriasioita hoitavalle henkilölle, joka välittää ne tarvittaessa ilmoituksen käsittelevälle yritykselle. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

12. Evästeiden käyttö sivustolla

Ilmoitus- ja käsittelysivuilla käytetään vain välttämättömiä istuntoevästeitä, eikä niillä käytetä analytiikka- tai markkinointievästeitä.

Sivuston muilla sivuilla hyödynnämme Google Analyticsia, Google Tag Manageria, Google Adsia ja Google Display Networkia sivuston käytön, lomakkeiden lähettämisen ja tukipalvelupyyntöjen analytiikassa sekä suostumuksellasi markkinoinnin kohdentamisessa. Googlelle lähetettävä tieto on anonymisoitua. Markkinoinnin kohdentamiseen käytetyistä tunnisteista voi kieltäytyä evästesuostumuksessa, ottamalla käyttöön selaimen Do Not Track -toiminnon tai estämällä kolmannen osapuolen evästeet. Analytiikkatietoja ei koskaan yhdistetä ilmoituksiin eikä muihin rekistereihin käyttäjän tunnistamiseksi.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Altivo Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä sivustollaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Kehotamme lukemaan selosteen säännöllisesti.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 30.10.2026.